.png)
Woo-verzoeken (voorheen bekend als Wob-verzoeken) zijn een belangrijk instrument voor transparantie en publieke controle. Deze verzoeken stellen burgers en organisaties in staat om overheidsinformatie op te vragen. Gemeentes, ministeries en andere overheidsinstellingen krijgen regelmatig te maken met deze verzoeken. Het verwerken en publiceren van deze verzoeken kan echter tijdrovend zijn. Hier komt Vlot in beeld met een innovatieve oplossing om deze processen te automatiseren.
Het afhandelen van een Woo-verzoek door ministeries is nog steeds ondraaglijk traag. In 2022 deden ministeries er gemiddeld 167 dagen over om een Woo-verzoek af te handelen. Dit blijkt uit onderzoek van het Instituut Maatschappelijke Innovatie (IMI) en Open State Foundation, gepubliceerd op 9 maart 2023. Het rapport "Matglas" geeft ook een beeld van de transitie van Wob naar Woo binnen ministeries, provincies en gemeenten.
Matglas is een vervolg op het onderzoek "Ondraaglijk Traag" door IMI en Open State, dat aantoonde dat ministeries in 2021 gemiddeld 161 dagen nodig hadden om een Wob-verzoek te beantwoorden, terwijl de wettelijke termijn toen 56 dagen was. Het nieuwe onderzoek laat zien dat de situatie niet is verbeterd. Sterker nog, in 2022 is de gemiddelde beantwoordingstermijn verder opgelopen. Sinds de inwerkingtreding van de Woo op 1 mei 2022, die een maximale termijn van 42 dagen voorschrijft, doen ministeries er gemiddeld 162 dagen over om een Woo-verzoek te beantwoorden.
Uit het rapport blijkt dat de inwerkingtreding van de Woo heeft geleid tot veel actie en een nieuwe dynamiek. Overheden investeren in het optimaliseren van werkprocessen, IT, en personele capaciteit om Woo-verzoeken sneller te kunnen beantwoorden.
In samenwerking met een team van data-experts heeft Vlot een systeem ontwikkeld dat volledig automatisch de belangrijkste gegevens uit Woo-besluiten kan halen. Dit systeem is getraind om de volgende gegevens te herkennen en te extraheren:
Deze informatie wordt vervolgens gestructureerd en kan gebruikt worden voor publicaties, overzichten en zelfs zoeksystemen.
Besluiten over Woo-verzoeken bevatten veel informatie die handig is om gestructureerd te hebben. Denk aan de datum van het verzoek, de datum van het besluit, het verzoek zelf, het genomen besluit, de relevante artikelen en de inventarislijst. Het handmatig extraheren van deze gegevens kost veel tijd en is foutgevoelig.
Met ons systeem kunnen deze gegevens automatisch worden geëxtraheerd, waardoor ze snel en nauwkeurig beschikbaar zijn. Hoewel Woo-besluiten er voor het menselijke oog uniform uitzien, blijkt het automatisch extraheren van gegevens een uitdaging. Toch heeft ons systeem bewezen betrouwbaar te zijn in het herkennen en extraheren van de benodigde informatie uit besluitbrieven.
De technologie die we hebben ontwikkeld voor Woo-besluiten kan ook worden toegepast op andere soorten documenten en aanvragen. Denk aan subsidies, vergunningaanvragen en andere administratieve documenten waar gestructureerde gegevens van belang zijn. Door belangrijke gegevens automatisch te extraheren, kunnen overheidsinstellingen efficiënter werken en hun dienstverlening verbeteren.
Wil je meer weten over hoe Vlot jouw organisatie kan helpen met automatische gegevensextractie? Laten we een keer koffie drinken en de mogelijkheden bespreken. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw werkprocessen kunnen optimaliseren en automatiseren.